Automatisierung im Optikergeschäft: vom Sehtest bis zur Abholung ohne doppelte Handgriffe

Vom Sehtest bis zur fertigen Brille geht ein Auftrag durch viele Hände. Messwerte werden erfasst, Gläser bestellt, die Werkstatt wird tätig, der Kunde bekommt eine Abholnachricht und bezahlt. Bei einer Kassenversorgung kommt unter Umständen noch ein Kostenvoranschlag dazu. Was dabei im Alltag leicht untergeht: An mehreren Stellen tippt jemand Daten erneut ein, die längst in der Software stehen.

Genau diese doppelte Arbeit kann euch Automatisierung beim Optiker abnehmen. Eine Optiker-Software übernimmt zum Beispiel Werte aus Messgeräten, schickt Bestellungen an den Hersteller, benachrichtigt Kunden und bereitet Kassendaten für den Steuerberater auf. Dafür braucht es keine künstliche Intelligenz. Wir begleiten einen Brillenauftrag durch das Geschäft und zeigen, wo Software euch Handgriffe erspart, welche Voraussetzungen dafür nötig sind und wie die Anbieter das jeweils umsetzen.

Was Automatisierung im Optikergeschäft heißt

Wenn Software euch Arbeit abnimmt, steckt meist eine von drei einfachen Ideen dahinter. Über eine Schnittstelle tauscht sie Daten mit einem Messgerät, einem Lieferanten oder einem anderen Programm aus. Eine Regel sorgt dafür, dass auf einen Arbeitsschritt automatisch der nächste folgt: Ihr legt einen Auftrag an, die Software erstellt gleich die Wiedervorlage für die Kontrolle. Bei einer Zeitsteuerung ist dagegen der Zeitpunkt entscheidend. So kann etwa zwei Tage vor dem Termin eine Erinnerung verschickt werden.

Solche Abläufe richtet ihr einmal ein; danach arbeitet die Software nach euren Vorgaben. KI kann zusätzlich helfen, wenn Informationen erst erkannt und ausgelesen werden müssen, etwa auf einem Lieferschein aus Papier. Prisma hat angekündigt, solche Lieferscheine künftig per KI auszulesen und die Produkte einzubuchen. Auch dabei bleibt eine gute Datenbasis wichtig: Sind Aufträge und Artikelstamm bereits sauber gepflegt, lässt sich mit den erkannten Angaben am meisten anfangen.

Besonders gut lässt sich das an fünf Stationen eines Brillenauftrags zeigen. Bei einer Kassenversorgung kommt die Krankenkasse als weitere Beteiligte hinzu:

Falls ihr zunächst einen Überblick über die Programme sucht, findet ihr ihn in unserem Optiker-Software-Vergleich. Hier schauen wir genauer hin: Was passiert mit den Daten und Aufgaben zwischen Sehtest und Abholung?

Messwerte übernehmen statt abtippen

Schon im Refraktionsraum entscheidet sich, mit welchen Werten später gearbeitet wird: mit den objektiven Messwerten des Autorefraktometers und den Ergebnissen der subjektiven Refraktion am Phoropter. Ein Abschreibfehler kann sich bis in die Glasbestellung fortsetzen. Im ungünstigsten Fall fällt er erst auf, wenn der Kunde mit seiner neuen Brille nicht zurechtkommt. Übernimmt die Software die Werte direkt vom Gerät, entfällt diese Fehlerquelle.

Wie das aussehen kann, zeigt OPA: Angebundene Messgeräte übertragen ihre Ergebnisse direkt ins Kundenprofil. Auch gängige Umrechnungen übernimmt die Software, etwa bei Prismenmessungen oder bei der Überrefraktion von Kontaktlinsen.

Bei der Geräteanbindung lohnt es sich, nach der Übertragungsrichtung zu fragen. Eine einseitige Verbindung reicht, wenn etwa das Refraktometer oder Keratometer seine Werte nur an die Software liefern soll. Soll die Software ihrerseits Daten an einen automatischen Phoropter schicken, braucht ihr eine zweiseitige Verbindung. Bei Prisma könnt ihr die Ergebnisse des Autorefraktometers an jedem Arbeitsplatz abrufen und an den Phoropter im Refraktionsraum weiterleiten. Beide Verbindungsarten werden dort getrennt berechnet; die zweiseitige kostet mehr.

Die allgemeine Angabe „Geräteanbindung vorhanden“ reicht für eure Entscheidung deshalb noch nicht aus. Ob euer Messgerät unterstützt wird, hängt vom konkreten Modell ab. Schickt am besten schon mit der ersten Anfrage eine Liste eurer Geräte samt Modellbezeichnungen mit.

Gläser bestellen und Ware einbuchen

Nach der Beratung soll die Glasbestellung möglichst ohne erneutes Eintippen der Messwerte beim Hersteller ankommen. Dafür übernimmt die Software die vorhandenen Angaben aus dem Brillenauftrag und überträgt sie über eine Bestellschnittstelle. In der Branche begegnet euch dafür der Begriff DFÜ-Bestellung, kurz für Datenfernübertragung. Bei Optik-Office bestellt ihr auf diesem Weg direkt aus dem Programm beim jeweiligen Glashersteller. Dessen Glaspreislisten lassen sich dort mit zwei Klicks herunterladen.

Ob dieser Weg für euch funktioniert, entscheidet sich allerdings an euren Lieferanten: Der Hersteller muss eine passende Schnittstelle anbieten, und die Software muss sie unterstützen. Prisma bezeichnet die DFÜ-Bestellung deshalb ausdrücklich als „herstellerabhängig“ und bindet die namhaften Glas- und Kontaktlinsenhersteller an. Bestellt ihr überwiegend bei einem kleineren Glaslieferanten, fragt gezielt nach dessen Anbindung.

Auch beim Wareneingang lässt sich Tipparbeit sparen. Gläser für einen Kundenauftrag werden dem jeweiligen Auftrag zugeordnet; dazu mehr unter Werkstatt und Auftragsstatus. Bei Fassungen, Kontaktlinsen und Zubehör fürs Lager kann die Software Artikel anhand elektronischer Lieferscheine selbst anlegen. Unterstützen Lieferant und Programm diesen Austausch, müsst ihr Artikelnummern und Mengen nicht von Hand übertragen.

Bei Kontaktlinsen-Abos gilt es außerdem, Nachlieferungen und Kontrollen im Blick zu behalten. Prisma zeigt fortlaufend an, welche Nachlieferungen fällig sind. Daraus lässt sich nach Wunsch ein Kontrolltermin oder direkt eine Bestellung erzeugen.

Werkstatt und Auftragsstatus

In der Werkstatt müssen die Angaben aus dem Auftrag dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Das betrifft zum einen die Formdaten der Fassung. Zum anderen möchte das Team jederzeit sehen können, ob die Gläser schon eingetroffen sind und welcher Arbeitsschritt als Nächstes ansteht.

Die Fassungsform erfasst der Tracer. OPA speichert diese Formdaten dauerhaft und übergibt sie an die Glasbestellung. Bei Prisma sind die Werkstattmaschinen über einen Datenverbund verbunden, der Form- und Zentrierdaten an die Geräte weitergibt.

Für den Überblick sorgt die Auftragsverfolgung. Ein Blick in die Software zeigt, wie weit die Brille ist; ihr müsst dafür nicht erst die Auftragstasche heraussuchen. Bei Prisma setzt ihr den Status per Mausklick oder Barcode-Scan weiter, sobald Gläser eintreffen oder ein Arbeitsschritt erledigt ist. Den Auftrag selbst müsst ihr dazu nicht öffnen. OPA zeigt den Live-Status bestellter Gläser und Fassungen und bietet eine anpassbare Status-Liste für den weiteren Ablauf.

Kunden automatisch benachrichtigen

Der Termin steht fest, die Brille ist fertig oder die nächste Kontaktlinsenkontrolle wird fällig: Bei solchen Anlässen soll der Kunde rechtzeitig von euch hören. Die nötigen Informationen sind meist schon im Kalender oder Auftrag hinterlegt. Die Software kann daraus die passende Nachricht erstellen und verschicken. Bei einem Termin gehören dazu sowohl die Bestätigung nach der Buchung als auch die Erinnerung kurz vorher; bei einer fertigen Brille oder Kontaktlinsen-Lieferung die Abholnachricht.

Viel Handarbeit entfällt, wenn ihr solche Nachrichten gleich mit dem Auftrag vorbereitet. Bei OPA lassen sich Wiedervorlagen und Erinnerungen automatisch anlegen, sobald ein neuer Auftrag entsteht. Zum festgelegten Zeitpunkt verschickt die Software dann beispielsweise die Erinnerung an die Kontaktlinsenkontrolle – je nach Einstellung per E-Mail, WhatsApp oder SMS.

Bei der Einrichtung lohnt ein genauer Blick darauf, welche Nachricht welchen Charakter hat. Eine Terminerinnerung, die Nachricht, dass die Brille abholbereit ist, oder die vereinbarte Kontrolle gehören zur laufenden Versorgung. Eine Nachricht wie „Ihr letzter Sehtest ist zwei Jahre her“ oder der Hinweis auf neue Gläser wirbt dagegen eher für eine neue Leistung. Für Werbung per E-Mail und andere elektronische Nachrichten verlangt das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, mit einer eng gefassten Ausnahme für E-Mails an Bestandskunden.

Diese Unterscheidung ist auch bei länger laufenden Serviceplänen wichtig. Der Plan von asego.net kann über den gesamten Versorgungszeitraum Nachrichten zu Service-Terminen, notwendigen Refraktionen und neuen Gläsern verschicken. Damit umfasst er sowohl Nachrichten zur Versorgung als auch werbliche Anlässe. Eure Software sollte deshalb die Einwilligung und den gewünschten Nachrichtenkanal festhalten und die Empfänger von Kampagnen entsprechend filtern können.

Kasse, Tagesabschluss und Steuerberater

Wenn der Kunde seine Brille abholt, soll an der Kasse auch die Anzahlung aus der Bestellung berücksichtigt sein. Eine in die Optiker-Software integrierte Kasse kennt den Auftrag samt bereits gezahltem Betrag. Ihr müsst den noch offenen Rest also nicht erneut eingeben. Das gilt ebenso für Kontaktlinsen. Bei den Versorgungen, für die ein Kassenanteil vorgesehen ist, trennt die Software außerdem den Anteil der Krankenkasse von den Mehrkosten.

Ein weiterer kleiner Handgriff entfällt durch ein angebundenes Kartenterminal. Optik-Office übergibt den Zahlbetrag direkt ans EC-Terminal und erhält die Zahlart zurück. Auch OPA schickt den Betrag ans Terminal. Ihr gebt ihn damit nur einmal ein.

Für die Kasse gibt es außerdem Pflichten: Eine elektronische Kasse braucht eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE), und die Kassendaten müssen sich in dem einheitlichen Format exportieren lassen, das die Finanzverwaltung für Prüfungen vorgibt, der DSFinV-K. Automatisieren lässt sich hier vor allem die regelmäßige Sicherung der TSE-Daten. Beim Tagesabschluss selbst helfen automatisch dokumentierte Zählprotokolle und ein Buchungsexport direkt aus dem Abschluss heraus.

Auch nach dem Kassieren kann die Software euch Arbeit abnehmen. Für den Steuerberater lassen sich Buchungen als DATEV-Export bereitstellen oder direkt an den Buchungsdatenservice von DATEV übertragen. So entfällt je nach Übertragungsweg das Ausdrucken von Kassenberichten oder der Dateiversand per E-Mail. OPA bietet die direkte DATEV-Anbindung und liest außerdem Kontoauszüge ein. Die Software ordnet Zahlungen den passenden Aufträgen zu und markiert diese als bezahlt. Gerade bei Lastschriften aus Kontaktlinsen-Abos erspart euch das den Abgleich offener Posten mit dem Bankkonto, Zeile für Zeile.

Krankenkasse und Kostenvoranschlag

Wenn bei einer Brillen- oder Kontaktlinsenversorgung ein Kassenanteil vorgesehen ist, gehört auch die Krankenkasse zum Ablauf. Ist die Versorgung genehmigungspflichtig, steht der Kostenvoranschlag vor der Bestellung; abgerechnet wird am Ende der Versorgung. Software hilft hier vor allem dabei, Stammdaten aktuell zu halten und Unterlagen zu übermitteln: Positionsnummern und Preise werden gepflegt, der Kostenvoranschlag geht elektronisch raus, etwa über eGeKo. Die spätere Abrechnung lässt sich aus den Aufträgen erstellen, statt jede Position noch einmal abzuschreiben.

Welchen Weg die Abrechnung nimmt, hängt von eurer Arbeitsweise und dem Programm ab. Ihr könnt direkt mit den Krankenkassen abrechnen oder ein Abrechnungszentrum einschalten. OPA unterstützt die direkte Abrechnung ohne Abrechnungszentrum und auf Wunsch auch externe Abrechnungsdienstleister. Prisma bietet Schnittstellen zu Abrechnungszentren, darunter zum Deutschen Medizinrechenzentrum (DMRZ).

Was Automatisierung voraussetzt

Damit die beschriebenen Abläufe euch tatsächlich entlasten, muss die Software zu euren Geräten und Lieferanten passen. Ebenso wichtig ist, welche Daten ihr im Alltag hinterlegt. Ohne passende Schnittstelle kommen keine Werte aus dem Messgerät an, ohne Bestellanbindung geht kein Auftrag an den Glaslieferanten. Und an eine Kontaktlinsenkontrolle kann das Programm nur erinnern, wenn der Kontrolltermin bei der Anpassung erfasst wurde.

Lasst euch außerdem aufschlüsseln, was eure gewünschten Abläufe kosten. Geräte- und Lieferantenanbindungen können einzeln berechnet werden. Bei Prisma stehen etwa die DFÜ-Bestellung je Lieferant, die Online-Terminbuchung, die Geräteanbindung und der Werkstatt-Datenverbund als eigene Posten in der Preisliste. Ob etwas im Grundpreis enthalten ist oder zusätzlich kostet, sollte aus der Preisliste oder eurem Angebot hervorgehen.

Plant auch Zeit für die Einführung ein. Geräte müssen angebunden, Lieferanten freigeschaltet, Nachrichtenvorlagen geschrieben und Kontrollintervalle hinterlegt werden. Das bedeutet zunächst zusätzliche Arbeit fürs Team. Ist alles eingerichtet, entfallen dafür wiederkehrende Handgriffe – und es bleibt mehr Zeit für Refraktion, Glasberatung und Anpassung.

Fragen an die Software

• Welche unserer Messgeräte lassen sich anbinden, und in welche Richtung?
• Mit welchen Glas-, Fassungs- und Kontaktlinsenlieferanten funktionieren Bestellung und elektronischer Lieferschein?
• Über welche Kanäle gehen Kundennachrichten raus, und lassen sie sich an Aufträge koppeln?
• Welche dieser Funktionen sind im Grundpreis enthalten, und welche werden als Modul oder Anbindung extra berechnet?

Was die Anbieter dazu angeben:

• Messgeräte: Die anbindbaren Gerätetypen stehen je Anbieter in den Kurzvorstellungen unter „Messwerte und Werkstatt“. Zwischen ein- und zweiseitiger Anbindung unterscheidet ausdrücklich Prisma.
• Lieferanten: Einzelne Glashersteller nennen asego.net (unter anderem Rodenstock, Zeiss, Hoya und Seiko) und Amparex (unter anderem Essilor, Hoya und Seiko). OPA gibt Schnittstellen zu „nahezu allen Glasherstellern“ an, Optik-Office zu den Glasbestellprogrammen „im Prinzip aller gängigen Glashersteller“, Prisma zu „allen namhaften Glas- und CL-Herstellern“. Bei IPRO gehören Anbindungen an viele Glasbestellprogramme zum Basispaket. Elektronische Lieferscheine fürs Fassungslager hat asego.net unter anderem mit Luxottica, Menrad und Eschenbach. Umami View nennt Schnittstellen unter anderem zu Zeiss und optoVision. Zu optixxl liegt keine Liste der Glashersteller vor.
• Kanäle und Kopplung: WhatsApp neben SMS und E-Mail bieten OPA, optixxl, Prisma und Umami View, SMS und E-Mail Amparex, asego.net und IPRO, SMS Optik-Office. An Aufträge gekoppelte Erinnerungen gibt es bei OPA, einen Serviceplan mit periodischen Nachrichten bei asego.net. Bei IPRO setzt eine Wiedervorlage den Kunden am Stichtag auf eine Liste, von der aus ihr ihn direkt kontaktiert.
• Preis: Bei Amparex und IPRO ist die Nutzung aller Module in der Monatsgebühr enthalten. OPA besteht aus rund 20 Modulen, die sich jederzeit anpassen lassen, den Preis beeinflussen die gewählten Module und die Zahl der genutzten Geräte, nicht die der Nutzer. optixxl ist modular aufgebaut, bezahlt werden die gebuchten Module. Bei Optik-Office stecken Glasbestellung, Fassungslager, Auftragsverfolgung und Mailing in der Hauptlizenz, Zusatzmodule gibt es nur für wenige Spezialfunktionen. Umami View staffelt den Funktionsumfang in Paketen. asego.net gibt es als Online-Variante mit monatlichem Beitrag auf Anfrage oder vor Ort installiert mit Kauflizenz und Wartungsvertrag. Prisma weist die Posten einzeln aus, wie oben beschrieben.

Optiker-Software und ihre Automatisierungen

Was bringen die einzelnen Programme dafür mit? Die folgende Übersicht zeigt die Automatisierungsfunktionen der Anbieter in alphabetischer Reihenfolge. Weitere Angaben zu Funktionen, Betriebsart und Preisen findet ihr in unserem Vergleich der Software für Augenoptiker.

Amparex

• Hersteller: EVEX Deutschland GmbH (EVEX Group)
• Messwerte und Werkstatt: Anbindung von Mess- und Zentriersystemen, Übernahme der Refraktionswerte in den Brillenauftrag
• Bestellung: elektronische Glasbestellung unter anderem mit Essilor, Hoya und Seiko, Bestellvorschläge, automatische Aktualisierung von Glaspreislisten, Kontaktlinsen- und Fassungskatalogen
• Kundennachrichten: automatisierte Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail, Online-Terminplaner für die eigene Website
• Kasse: Betragsübergabe ans EC-Terminal, TSE, DATEV-Export, Einlesen von Kontoauszügen
• Krankenkasse: automatische Aktualisierung der Kostenträger und Verträge, elektronischer Kostenvoranschlag, Abrechnung nach § 302 SGB V

Gut zu wissen: Bei Amparex aktualisiert die Software Kostenträger und Verträge der Krankenkassen samt Dokumenten und Preisen automatisch.

asego.net

• Hersteller: opta data focus GmbH (früher ASEGO), Teil der opta data Gruppe
• Messwerte und Werkstatt: Schnittstellen zu Tracern, Keratograph und Zentriersystemen wie ImpressionIST und Visioffice, Werkstattanbindung über die Auftragsverfolgung
• Bestellung: Anbindung an die Glasbestellprogramme unter anderem von Rodenstock, Zeiss, Hoya und Seiko, elektronische Lieferscheine fürs Fassungslager
• Kundennachrichten: Serviceplan mit periodischen SMS, Briefen oder E-Mails, Online-Terminvereinbarung verknüpft mit der Anwesenheitsplanung
• Kasse: DATEV-Export, DATEV-Anbindung über DocFarm
• Krankenkasse: Kostenvoranschläge über eGeKo, Übermittlungsprogramm DAKOTA

Gut zu wissen: Den Serviceplan von asego.net ordnet ihr einem Kunden mit einem Klick zu, danach laufen die Nachrichten über die ganze Brillenversorgung nach euren Vorgaben.

IPRO

• Hersteller: EVEX Deutschland GmbH (EVEX Group), Produkt winIpro
• Messwerte und Werkstatt: Schnittstellen zu Messgeräten und Glasberatungsprogrammen, Werkstattgeräte wie Schleifautomaten und Blocker angebunden, Auftragsstandüberwachung
• Bestellung: Anbindungen an viele Glasbestellprogramme im Basispaket, elektronische Lieferscheine, Nachbestellungen
• Kundennachrichten: Wiedervorlagen mit Stichtag-Liste, SMS und E-Mail, Online-Kalender mit Kundenkartei verknüpft
• Kasse: Anschluss ans EC-Terminal, Kasse nach Kassensicherungsverordnung, DATEV-Export über den Tagesabschluss
• Krankenkasse: Service für Krankenkassendaten, direkte Abrechnung mit den Kostenträgern nach § 302 SGB V, Kostenvoranschläge über eGeKo

Gut zu wissen: Bei IPRO sind die Kundendaten an jedem Werkstattgerät abrufbar, an jedem Punkt im Herstellungsprozess.

OPA

• Hersteller: EDV-Optik-Partner GmbH
• Messwerte und Werkstatt: Anbindung von Tracern, Zentriergeräten und Autorefraktometern, automatische Umrechnungen, Formdaten an die Glasbestellung, anpassbare Status-Liste
• Bestellung: Bestellung direkt an Lieferanten, elektronische Lieferscheine mit automatischer Artikelanlage, automatische Katalogupdates, Live-Status der bestellten Gläser und Fassungen
• Kundennachrichten: Erinnerungen an Aufträge gekoppelt, per WhatsApp, SMS und E-Mail, Online-Terminbuchung
• Kasse: Betragsübergabe ans Terminal, Direktanbindung an den DATEV-Buchungsdatenservice, Kontoauszüge einlesen, automatisches Mahnwesen
• Krankenkasse: direkte Abrechnung ohne Abrechnungszentrum oder über externe Dienstleister, Schnittstelle für elektronische Kostenvoranschläge, aktuelle Positionsnummern und Preise

Gut zu wissen: Die rund 20 Module von OPA lassen sich jederzeit anpassen, ohne Mindestvertragslaufzeit. Eine Automatisierung lässt sich also auch später dazunehmen.

Optik-Office

• Hersteller: BKG InfoTech GmbH
• Messwerte und Werkstatt: Schnittstellen zu Tracern, Videozentriersystemen, Autorefraktokeratometern und Keratographen, Auftragsverfolgung
• Bestellung: Glasbestellung per DFÜ direkt an den Glashersteller, Glaspreislisten zum Download, Kontaktlinsenkataloge über Look4
• Kundennachrichten: SMS-Benachrichtigung, Terminkalender mit automatischer Kundenverknüpfung, Werbeeinwilligung per SignPad gespeichert
• Kasse: integrierte TSE-Kasse, EC-Terminal mit Rückmeldung der Zahlart, Datenübergabe an den Steuerberater über die DATEV-Schnittstelle
• Krankenkasse: Krankenkassenabrechnung mit dem Übermittlungsprogramm DAKOTA, Kostenvoranschläge über eGeKo

Gut zu wissen: Bei Optik-Office stecken Glasbestellung, Fassungslager, Auftragsverfolgung und Mailing bereits in der Hauptlizenz.

optixxl

• Hersteller: Systemberatung.it GmbH
• Messwerte und Werkstatt: Anbindung von Messsystemen, Keratograph, Autorefraktometer, Phoropter und Videozentrierung
• Bestellung: Glasbestellung aus dem Brillenauftrag mit Übersicht je Lieferant, gebündelte Nachbestellung von Kontaktlinsen
• Kundennachrichten: Abholbenachrichtigung per WhatsApp, SMS oder E-Mail, Terminerinnerung, zeitgesteuerter Versand über einen Hintergrunddienst, Selektion nach vorhandener Einwilligung
• Kasse: Kasse mit TSE und täglicher automatischer TSE-Sicherung, Anzahlungen am Auftrag, DSFinV-K-Export, DATEV-Integration
• Krankenkasse: Übersicht der Krankenkassenabrechnung je Kostenträger mit Status, Kostenvoranschlag als Druckvorlage

Gut zu wissen: Die Glasbestellungs-Übersicht von optixxl zeigt je Lieferant offene, bestellte und fehlerhafte Bestellungen, sodass eine hängengebliebene Bestellung früh auffällt.

Prisma

• Hersteller: prisma computer gmbh
• Messwerte und Werkstatt: Datenaustausch mit Zentrierstationen und Messgeräten, Weiterleitung vom Autorefraktometer an den Phoropter, Datenverbund mit den Werkstattmaschinen, Auftragsstatus per Klick oder Barcode-Scan
• Bestellung: Glasbestellung per DFÜ je nach Hersteller, automatische Prüfung, ob das gewählte Glas zu den Parametern passt, Nachlieferungen für Kontaktlinsen mit Kontrolltermin oder Bestellung
• Kundennachrichten: automatische Terminerinnerung und -bestätigung, Online-Terminbuchung, SMS direkt aus der Auftragsverfolgung, Schnittstellen für E-Mail, SMS und WhatsApp
• Kasse: Registrierkasse mit Einbindung von EC-Terminals, TSE, DATEV-Export, automatischer Bezahlt-Status für Aufträge, automatische Dokumentation der Zählprotokolle
• Krankenkasse: Schnittstellen zu Abrechnungszentren, unter anderem zum DMRZ, Kostenvoranschläge über eGeKo

Gut zu wissen: Bei Kontaktlinsen-Abos erstellt Prisma die monatlichen Zahlungen automatisch als SEPA-Sammellastschrift-Datei, die ihr per Online-Banking an die Bank gebt.

Umami View

• Hersteller: Umami Ware GmbH
• Messwerte und Werkstatt: Integration von Autorefraktometern, Keratographen, Netzhautgeräten und Schleifautomaten, eigene Gerätevernetzung für Zeiss-Kunden
• Bestellung: Schnittstellen unter anderem zu Zeiss und optoVision im Bereich Einkauf
• Kundennachrichten: automatische Erinnerungen für Kontrolltermine und Terminbestätigungen per E-Mail, SMS oder WhatsApp, Online-Buchungstool
• Kasse: Kasse mit Cloud-TSE als buchbarer Option, Schnittstellen zu SumUp und sevDesk
• Krankenkasse: zur Krankenkassenabrechnung liegt keine Angabe vor

Gut zu wissen: Umami View verschickt Sehprofile vor dem Termin automatisch digital an die Kunden, verknüpft mit dem Onlinekalender. Mit dem Umami Copilot gibt es dort zusätzlich eine KI-Assistenz.

Häufige Fragen

Lassen sich Automatisierungen in eine bestehende Software nachrüsten?

Bei mehreren der vorgestellten Anbieter könnt ihr Anbindungen und zusätzliche Funktionen als Modul oder über eine einmalige Einrichtung hinzubuchen. OPA lässt euch die Module beispielsweise jederzeit anpassen. Fragt mit euren konkreten Gerätemodellen und eurer Lieferantenliste an, was sich nachrüsten lässt. Hinweise zu den Kosten findet ihr unter Was Automatisierung voraussetzt.

Womit fängt man am besten an?

Schaut zuerst auf die Arbeit, die sich bei euch täglich wiederholt. Habt ihr viele Kontaktlinsenkunden, können Nachlieferungen und Erinnerungen an Kontrollen ein guter Anfang sein. Arbeitet ihr an mehreren Messplätzen, bringt euch möglicherweise die Geräteanbindung mehr. Entscheidend ist, wo euer Team heute besonders oft Daten überträgt oder Terminen hinterherarbeitet.

Fazit

Den Nutzen der Automatisierung merkt ihr im Alltag dort, wo ihr dieselben Angaben bisher mehrfach eingeben oder den nächsten Schritt von Hand anstoßen müsst. Ein Messwert wird einmal erfasst und steht anschließend für Glasbestellung und Werkstatt bereit. Der Auftragsstatus hilft dem Team weiter und kann die Benachrichtigung des Kunden auslösen. Auch Kasse, Krankenkasse und Steuerberater lassen sich in diese Abläufe einbinden. Prüft deshalb bei der Auswahl anhand eurer Geräte und Lieferanten, wie weit ein Auftrag tatsächlich ohne erneute Dateneingabe kommt.

Die Funktionen und Preise der Anbieter findet ihr in unserem Vergleich der Optiker-Software. Wenn ihr eure Auswahl erst einmal eingrenzen möchtet, liefert euch der Schnell-Check nach vier Fragen eine erste Empfehlung.