Prisma als Optiker Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Prisma

Wir haben die Prisma Computersysteme GmbH über ihre Optikersoftware Prisma ausgefragt.

Die Antworten der Prisma Computersysteme GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für Optiker in 3 Sätzen.

Prisma wird von Optikern für Optiker entwickelt. Hierbei achten wir darauf die umfangreichen Funktionen unserer Software modern und intuitiv abzubilden. Individuell anpassbare Formulare, Statistiken und Funktionen sowie ein viel gelobter, kostenloser Support per Telefon runden das Gesamtpaket für unsere Kunden ab.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung ist unser Produkt bereits sehr ausgereift, lauft stabil und hat einen großen Funktionsumfang. Dennoch entwickeln wir uns stets weiter, um moderne Funktionen (beispielsweise KI-basierte Features) in unser Programm zu integrieren.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Da wir aktuell einige Module von Grund auf neu entwickeln, kann es vorkommen, dass das Bedienkonzept der neuen Module von den ursprünglichen Modulen abweicht. Dies jedoch im positiven Sinne und da wir auch die anderen Module zeitnah umstellen werden, wird diese Schwachstelle schon bald der Vergangenheit angehören.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Es handelt sich hauptsächlich um eine Installationssoftware, wobei wir durch diverse Apps auch Web-Anwendungsteile bereitstellen. Darüber hinaus befindet sich Prisma aktuell im Wandel, sodass wir in Zukunft auch eine Web-Anwendüng bereitstellen werden.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Mit der prisma.app für das iPad kann der Optiker innerhalb der Geschäftsräume auf Kunden und Brillenaufträge zugreifen und diese bearbeiten. Durch unsere App prisma.report erhält die Geschäftsführung mobil einen Live-Einblick in die Geschäftszahlen wie Umsatz und Verkäufe.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, das ist ohne Probleme möglich. Prisma verfügt über eine gut strukturierte Mitarbeiterverwaltung, bei der Zugangsberechtigungen zu bestimmten Bereichen im Programm fein granular vergeben oder verwehrt werden können.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Aktuell läuft das vollumfängliche prisma.desktop Programm nur auf Windows. Wir haben natürlich auch viele Kunden, die Macs in ihren Geschäften verwenden, was durch Software wie Parallels o.ä . kein Problem darstellt. An einer universellen Webversion arbeiten wir mit Hochdruck und haben erste Module schon erfolgreich umstellen können.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, Prisma-Anwender können auch offline vollumfänglich arbeiten!

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Wir verbessern unser Programm stetig, wodurch wir alle paar Tage aktualisierte Versionen zum Download bereitstellen. Natürlich heißt das nicht, dass man alle paar Tage ein Update machen muss, hier handelt es sich oft nur um kleinere Verbesserungen. Bei größeren Veränderungen im Programm benachrichtigen wir unsere Kunden darüber, diese können dann frei entscheiden ob und wann sie das Update durchführen wollen.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Mit prisma.cloudbackup bieten wir unseren Kunden eine sichere und zuverlässige Backuplösung. Einmal von uns eingerichtet, werden täglich verschlüsselte Sicherungen auf unseren (in Deutschland gehosteten) Servern gespeichert. Wir gewähren hierbei eine Historie von 8 Werktagen und melden uns automatisch bei unseren Kunden, wenn ein Backup nicht korrekt durchgeführt wurde. Alternativ kann auch manuell auf ein eigenes Speichermedium gesichert werden.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Die Daten liegen lokal beim Optiker, sodass auch bei Internetproblemen uneingeschränkt weitergearbeitet werden kann. Die Datenbank ist passwortgeschützt und vor unbefugten Zugriffen abgesichert. Bei Funktionen, die Daten in der Cloud erfordern (wie z. B. die prisma.report App), werden diese bei deutschen Anbietern auf deutschen Servern gespeichert, wodurch ein Höchstmaß an Daten- und Rechtssicherheit gewahrt wird. Zusätzlich setzen wir auf eine rollenbasierte Benutzerverwaltung, sodass nur autorisierte Mitarbeitende Zugriff auf die jeweils benötigten Funktionen und Daten erhalten..

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Unsere Software bietet unzählige Schnittstellen an. Alle gängigen optischen Geräte können angesteuert werden, Einbindung von EC-Terminals ist möglich, wir haben DFÜ- Schnittstellen zu allen namhaften Glas- und CL-Herstellern, Messaging Schnittstellen für E-Mail, SMS und WhatsApp sind im Programm enthalten. Darüber hinaus gibt es auch Marketingschnittstellen, beispielsweise zu Newsletter-Systemen, und auch eine Lagerschnittstelle zu Shopify, um den Onlineshop-Bestand mit dem Bestand im lokalen Lager synchron zu halten. Auf Wunsch können wir in der Regel auch weitere Schnittstellen schnell entwickeln und in unsere Software einbauen.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Optiker-Alltag

13.  Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Anamnese und Kundenaufnahme?
    • Wie können Kundendaten erfasst und gepflegt werden?
    • Unterstützung bei Durchführung & digitaler Dokumentation der Anamnese?
    • Weitere Besonderheiten in diesem Bereich?

Der einfachste Weg, um Kundendaten zu erfassen, ist über einen Chipkartenleser, der die Krankenkassenkarte einliest. Hierdurch werden die Grunddaten des Kunden automatisch eingepflegt. Alternativ kann man dies natürlich auch über unsere Eingabemaske selbst tun. Hat ein Neukunde über unseren Online-Terminplaner einen Termin gebucht, können die dort angegebenen Daten auch automatisch importiert werden.

Um die Anamnese digital zu dokumentieren, können wir dem Optiker einen individuellen Anamnesebogen innerhalb unseres Refraktionsprotokolls anlegen. Natürlich haben wir hier auch schon vorgefertigte Anamnesebogen, die genutzt werden können.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Refraktion & Sehprofil-Erstellung?
    • Schnittstellen zu Messgeräten?
    • Dokumentation der Ergebnisse?
    • Automatische Ableitung von Empfehlungen für Beratung / Verkauf?
    • Weitere Funktionen im Bereich Refraktion / Sehprofil-Erstellung?

Unsere Software bietet Schnittstellen zu allen gängigen Messgeräten. Die Ergebnisse können teilweise in der jeweiligen Brillen- oder CL-Kartei eingepflegt werden, weitere Daten können in unserem Refraktionsprotokoll hinterlegt werden.

Bei der Auswahl eines Glases wird automatisch geprüft, ob das ausgewählte Glas zu den eingegebenen Parametern passt oder ob es hier Unstimmigkeiten gibt. Falls ja, wird der Optiker durch einen Hinweis darauf aufmerksam gemacht.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Thema Warenwirtschaft?
    • Preislisten, Warenbestände und Lieferantenanbindung?
    • Verwaltung von Brillenfassungen, Gläsern, Kontaktlinsen & Zubehör?
    • Integration von externen Kassensystemen oder Kassenlösung integriert in der Software?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Warenwirtschaft anmerken?

Eine Preislisten- und Barcodelistenverwaltung ist schon seit langer Zeit in Prisma verfügbar. Ab 2026 wird es auch möglich sein, digitale Lieferscheine automatisiert einzubuchen oder auch Lieferscheine per KI vollautomatisiert auszulesen und die Produkte einzubuchen.

Prisma bietet ein vollumfängliches Lagersystem mit einem großen Funktionsumfang.

Ein Kassensystem ist bereits in Prisma enthalten, sodass hier kein Wechsel in eine andere Software nötig ist. Die entsprechende Hardware kann von unserem System in den meisten Fällen problemlos angebunden werden.

Bei Mehrfilial-Betrieben wird auch der Versand von Artikeln von einer in die andere Filiale durch Prisma verwaltet und es kann auch auf die Bestände der jeweils anderen Filialen zugegriffen werden, um beispielsweise zu prüfen, ob ein Artikel in der anderen Filiale verfügbar ist. Die Artikelstammdaten können hierbei synchronisiert werden, sodass eine Neueingabe in den anderen Filialen nicht nötig ist.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Rechnungsstellung an Kunden (privat)?
    • Krankenkassen-Abrechnung?
    • Anbindung an externe Abrechnungsdienstleister?
    • Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Weiteres zum Thema Abrechnung?

Rechnungen können direkt aus unserem Programm erstellt werden und optisch individuell an die Wünsche des Optikers angepasst werden. Jede Rechnung ist auch automatisch eine E-Rechnung, sodass der Optiker auch in der Hinsicht alle Vorgaben erfüllt.

Für die Krankenkassenabrechnung bieten wir Schnittstellen zu diversen Abrechnungszentren. Hinsichtlich elektronischer Kostenvoranschläge haben wir eine direkte Schnittstelle zu dem Egeko-Portal, wo diese eingereicht werden können.

Auch die Zahlungen können in Prisma verwaltet und getrackt werden, sodass man einen Überblick der überfälligen Zahlungen hat und je nach Mahnstufe entsprechend reagieren kann.

Unser Kassensystem bietet außerdem einen DATEV-Export, sodass die Kassendaten digital an den Steuerberater übertragen werden können.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminverwaltung?
    • Kalender, Terminbuchung & Erinnerungsfunktionen?
    • Online-Terminbuchung für Kunden?
    • Weiteres zum Thema Terminverwaltung?

Durch einen speziell für Optiker entwickelten Terminplaner können wir sowohl Mitarbeiter als auch Ressourcen wie Räume oder Geräte, die belegt sein können, verwalten. Es können Dienstleistungen und Dienstleistungspakete erstellt werden, welche die Terminbuchung deutlich erleichtern und auch online angeboten werden können. Eine Erinnerungsfunktion ist mit enthalten und kann individuell angepasst werden. Die Online-Terminbuchungsfunktion für den Endkunden ist selbstverständlich auch möglich.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Mitarbeiterverwaltung?
    • Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle?
    • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung?
    • Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung?
    • Sonstiges zum Thema Mitarbeiterverwaltung?

Mitarbeiter können in Prisma angelegt und verwaltet werden, sodass bestimmte Programmfunktionen für gewisse Mitarbeiter gesperrt werden können. Außerdem lässt sich hierdurch zurückverfolgen, welche Änderungen (beispielsweise in einem Auftrag) von wem gemacht wurden. Der Login erfolgt entweder über ein Passwort oder noch komfortabler über Fingerabdruckscanner.

19. Inwiefern fungiert die Software auch als CRM (Kunden- & Kontaktmanagement)?
    • Übersicht über Kundendaten, Käufe, Messwerte?
    • Kundenkommunikation (z. B. Newsletter)?
    • Erinnerungsfunktionen (z. B. Brillen-Check nach 2 Jahren, Kontaktlinsenkontrolle)?
    • Dokumentation von Gesprächen & Kommunikation?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema CRM anmerken?

Die Kundendaten können mit vielen Informationen erfasst und eingetragen werden. Auch alle Auftragsdaten werden in Prisma verwaltet, sodass die Käufe direkt mit im System sind. Durch unser Statistik-Modul können wir über diese Daten jegliche Statistik erstellen, die gewünscht wird. Natürlich findet man standardmäßig in Prisma bereits einige übliche Statistiken zum Thema Kunden und Verkäufe.

In den Aufträgen für Kontaktlinsen lassen sich der nächste Kontakt oder auch Lieferintervalle für Kontaktlinsenabos festlegen, welche den Optiker dabei unterstützen, den Kunden an eine Kontrolle oder Nachversorgung zu erinnern.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Optiker-spezifischen Funktionen?
    • Integration von E-Commerce (Online-Shop)?
    • Werkstatt-Anbindung?
    • Screening?
    • Weitere Optiker-spezifische Funktionen?

Hinsichtlich Onlineshops bietet Prisma dem Optiker eine Schnittstelle zu Shopify, einem der größten Onlineshop-Anbieter auf dem Markt. Diese Schnittstelle hält die Bestände des Onlineshops und des lokalen Lagers minutengenau synchron.

Prisma bietet außerdem eine vollumfängliche Werkstattintegration an sowie Schnittstellen zu fast allen optischen Geräten.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Filialverwaltung / Mehr-Standorte?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Unterstützung bei Marketingaktivitäten?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen (Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme))?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

Die Vernetzung mehrerer Standorte ist für Prisma kein Problem. Wir können eine Filialsynchronisation einrichten, in der bestimmte Daten synchronisiert werden. Welche Daten das sind, können wir individuell bestimmen.

Hinsichtlich Statistiken und Auswertungen bietet das Prisma Statistik Modul ein umfangreiches Angebot an Statistiken. Ist die gewünschte Statistik nicht dabei, kann Prisma diese individuell und kostenfrei für den Optiker erstellen und einspielen.

Mit der prisma.report App können wichtige Unternehmenskennzahlen direkt auf dem Smartphone minutengenau eingesehen werden und werden hier grafisch in Diagrammen aufgezeigt. Auch Vergleiche zum Vorjahr werden hier sichtbar gemacht.

Durch die DATEV-Schnittstelle, die in unsere digitale Registrierkasse eingebaut ist, lassen sich mit wenigen Klicks die Kassendaten im DATEV-Format exportieren und an den Steuerberater senden.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

22. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Unsere Preispolitik ist komplett transparent und auf unserer Website veröffentlicht.

Der Grundpreis liegt bei 98 € im Monat für eine Einzelplatzversion, 128 € im Monat für eine Mehrplatzversion, welche 3 Arbeitsplätze inkludiert. Weitere Arbeitsplätze können jederzeit in Paketen dazugebucht werden.

Auch die DFÜ-Bestellung kann je nach Anzahl der benötigten Hersteller einzeln oder als Paket hinzugebucht werden.

Weitere Kosten finden Sie jederzeit transparent auf unserer Website.

Gerne erstellen wir Ihnen natürlich auch ein Angebot für den benötigten Funktionsumfang.

Die Abrechnung erfolgt monatlich per SEPA-Lastschrifteinzug, wobei der erste Monat kostenfrei ist.

Unsere Verträge laufen immer für 1 Jahr und verlängern sich, wenn nicht innerhalb der 3-monatigen Kündigungsfrist gekündigt, automatisch um 1 weiteres Jahr. Wir haben uns bewusst für eine vergleichsweise kürzere Laufzeit entschieden, da wir unsere Kunden mit dem Produkt und Service überzeugen und nicht über lange Verträge.

23. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Der Support ist ein Punkt, der bei Prisma viel gelobt wird und uns auch sehr am Herzen liegt. Der Support ist 100 % Inhouse, die meisten Support-Mitarbeiter sind selbst Optiker und wissen somit genau, wovon der Kunde spricht.

Erreichen kann man uns über unsere kostenlose Support-Hotline 06202 57 56 810 oder alternativ per E-Mail an [email protected].

Der Telefonsupport ist meistens direkt zu erreichen, bei hohem Aufkommen kann eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter gesprochen werden. Ein Rückruf erfolgt hier meist in kürzerer Zeit.

Regelmäßig teilen wir auf unserem Blog (https://www.prismacomputer.de/category/allgemein/) Beiträge, die Hilfe bei gewissen Funktionen oder Erklärungen zu neuen Programmpunkten behandeln. Bei größeren Veränderungen auch durch ein Video-Tutorial verdeutlicht. Darüber hinaus ist im Programm ein digitales Handbuch hinterlegt, welches nahezu alle Funktionen des Programms textuell und mit Grafiken aufbereitet darlegt.

24. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Zu Beginn stellen wir Interessenten die Software per Video-Call oder, wenn gewünscht, persönlich vor Ort vor. Es ist auch jederzeit möglich, eine Demoversion auf unserer Website herunterzuladen.

Möchte der Optiker dann mit uns arbeiten, holen wir uns die aktuellen Daten der Fremdsoftware und konvertieren diese in ein Prisma-Programm. Der Kunde kann nun in dieser Probekonvertierung prüfen, ob die Daten richtig rüberkommen sind. Wir passen die Konvertierung kostenfrei so lange neu an, bis der Optiker zufrieden mit dem Ergebnis ist. Wenn dem so ist, wird ein Termin für die finale Umstellung ausgemacht, ab dann arbeitet der Optiker mit Prisma.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Unsere jahrelange Erfahrung war durchgehend positiv, weshalb wir auch nach über 35 Jahren weiterhin sehr gerne mit unseren Kunden im Austausch sind und neue Kunden bei uns begrüßen. Gelobt wird häufig der zuverlässige und freundliche Support, aber auch die Anpassbarkeit des Programms, was individuelle Kundenwünsche oft schnell umsetzbar macht.

Auch hinsichtlich Modernisierung sind wir am Puls der Zeit, so hat ein Kunde zum Beispiel einen Umweltpreis erhalten, unter anderem da er unseren digitalen Brillenpass verwendet, statt jeden Brillenpass auf beschichtetes Papier oder eine Plastikkarte zu drucken. Aktuell besteht noch der Wunsch, weitere Module auf Webtechnologien umzustellen, um das Programm flexibler verwenden zu können, weshalb wir genau an diesem Punkt auch mit Hochdruck arbeiten und erste Module bereits erfolgreich umgestellt haben.

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Mit über 600 Kunden in Deutschland, Schweiz und Österreich gehört Prisma schon seit längerer Zeit zu den etablierten Softwarelösungen für Optiker. Hierbei gilt zu betonen, dass Prisma nicht zu einem großen Konzern oder einer Investorengesellschaft gehört, sondern weiterhin inhabergeführt ist und nun sogar in die nächste Generation übergeht.

27. Schlussplädoyer: Für welche Optiker (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Prisma eignet sich für Einzelunternehmer genauso gut wie für Filialisten. Die einfache Individualisierbarkeit ermöglicht es uns, auf spezielle Anforderungen einzugehen und die Software auf die Ansprüche des Kunden anzupassen. Die Erfahrung zeigt, dass sowohl zahlreiche Einzelunternehmer als auch größere Ketten mit Prisma sehr zufrieden arbeiten.