asego.net als Optiker Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit asego.net

Wir haben die opta data focus GmbH über ihre Optikersoftware asego.net ausgefragt.

Die Antworten der opta data focus GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für Optiker in 3 Sätzen.

asego.net, ein Produkt der opta datafocus GmbH, ist eine vollumfängliche ERP-Software für Akustiker und Optiker.

Neben umfassenden Vorgängen in der Optik, wie der Anpassung von Kontaktlinsen und der Abwicklung von Brillenaufträgen, bietet asego.net auch Schnittstellen zu nahezu allen Bestellsoftwares für Gläser sowie Anbindungen an Tracer und viele weitere Geräte. Kassenverträge und alle dazugehörenden Formulare sind obligatorisch.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

asego.net bietet im Gegensatz zu alternativen Softwarelösungen ein Komplettpaket an. Sowohl Akustik als auch Optik werden in einer Software vereint angeboten.
Die übersichtliche Struktur und die benutzerfreundliche Oberfläche erleichtern das Arbeiten und Abrechnen erheblich.
Das umfangreiche Warenwirtschaftssystem sowie die zahlreichen Schnittstellen zu Herstellern und technischen Untersuchungsgeräten vereinfachen den Arbeitsalltag immens.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Die Möglichkeit, eigene Kalkulationen mithilfe einer erweiterten Formel zu erstellen (nur Faktorkalkulation möglich).

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Sie können bei und asego.net als Software als Service nutzen, dann hosten wir einen Online-Server und unser Kunde benötigt nur eine Client-Installation mit Internetzugang. Aber auch Software on premises ist möglich.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, wenn Software as a Service genutzt wird, können Sie mit einem Notebook von jedem Ort der Welt aus mobil arbeiten. Einige Funktionen sind mittlerweile auch unabhängig von Betriebssystem zu nutzen. Eine gesonderte APP namens „Mein Sehen und Hören“ (auch nur „Mein Sehen“ möglich) erleichtert dem Kunden den Zugang zu seiner Versorgung, seinen Daten und auch der Kommunikation und Terminbuchung. Brillenpässe sind dann nicht mehr notwendig.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja asego.net ist an mehreren Arbeitsplätzen sowieso unterschiedlichen Benutzern aufrufbar. Allerdings sollte man den zu bearbeitenden Kunden nicht zweimal öffnen.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

• PROZESSOR
  • • mind. Intel Core i5 oder vergleichbar
    • besser: Intel Core i7 oder vergleichbar
• ARBEITSSPEICHER
  • • mind.: 16 GByte empfohlen (32GB besser)
• FESTPLATTE
  • • 500 GByte freier Festplatten-Speicherplatz
    • SSD-Festplatte
• BETRIEBSSYSTEM
  • • Microsoft Windows 11 Professional 64 Bit (Empfehlung Server geht auch)
    • jedes Microsoft Server Betriebssystem ab 2012 (Server)
• MONITOR
  • • Sowohl für PC-Monitore. als auch für Notebook Monitore
    • Empfohlen 1920 x 1080 Pixel FULL HD
      (bei 4k Monitoren wird die Auflösung nur kleiner)
• NETZWERK
  • • Netzwerkverbindung zwischen den Clients und dem Server Internet fur Updates
    • Bei mehreren Filialen VPN Verbindung
    • Bei Online-Variante: min. 50 MBit DSL
• ANSCHLÜSSE
  • • ausreichende USB-Anschlüsse für optionale Peripherie.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ein zusätzliches Produkt unsererseits ist asego2go. Mit dieser Variante können Akustiker Hausbesuche durchführen.

Ein wirklicher Offlinemodus ist in den meisten Fällen allerdings nicht mehr notwendig, Datensticks und Smartphones ersetzen das Wlan oder Lan.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Unsere Kunden werden Online mit Updates versorgt. Diese werden automatisch bei dem Kunden installiert. Bestandskunden mit einer eigenen Servervariante müssen dieses manuell ausführen.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Bei Software as a Service werden tägliche redundante Backups erzeugt.

Automatisierte Online-Backups für on premises Kunden können als extra Lizenz dazugebucht werden.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Unsere Software arbeitet DSGVO Konform. Unteranderem bieten wir eine schriftliche GoBD-Konformitätserklärung an. Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) geforderten gesetzlichen Vorgaben von unseren asego.net-Produkten eingehalten werden.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Schnittstellen bieten wir an zu:

• • • Tracern
    • Keratograph von Oculus
    • ImpressionIST von Rodenstock
    • Visioffice von Essilor
    • Otoplastiklabore
    • egeko Order
    • Glasbestellsoftware, unter anderem zu:
      • STARTEMEYER
      • RODENSTOCK
      • NIKA
      • ZEISS
      • SYNCHRONY
      • VISALL
      • OPHTALMICA
      • HOYA
      • SEIKO
      • GALAXA
      • WEBER OPTIK
    • Fassungslagerschnittstellen (elektronischer Lieferschein) zu:
      • LUXOTTICA
      • MENRAD
      • ESCHENBACH
      • CNXT
      • Look4
      • Onlineterminbuchungssysteme
      • 2Eyes für Marketing und Werbung
      • CleverReach für den E-Mail-Verkehr
      • Prisma
      • DocFarm
      • „Mein Hören und Sehen“ App
      • Hearoo

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Optiker-Alltag

13.  Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Anamnese und Kundenaufnahme?
    • Wie können Kundendaten erfasst und gepflegt werden?
    • Unterstützung bei Durchführung & digitaler Dokumentation der Anamnese?
    • Weitere Besonderheiten in diesem Bereich?

Der Optik Vorgang für Brillen als auch für Kontaktlinsen umfasst eine umfangreiche Anamnese. Es besteht die Möglichkeit mit Fragebögen als auch mit implementierten Vorgängen und Auswahlmöglichkeit zu arbeiten.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Refraktion & Sehprofil-Erstellung?
    • Schnittstellen zu Messgeräten?
    • Dokumentation der Ergebnisse?
    • Automatische Ableitung von Empfehlungen für Beratung / Verkauf?
    • Weitere Funktionen im Bereich Refraktion / Sehprofil-Erstellung?

Schnittstellen sind oben genannt. Die Dokumentation erfolgt in den entsprechenden Vorgängen.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Thema Warenwirtschaft?
    • Preislisten, Warenbestände und Lieferantenanbindung?
    • Verwaltung von Brillenfassungen, Gläsern, Kontaktlinsen & Zubehör?
    • Integration von externen Kassensystemen oder Kassenlösung integriert in der Software?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Warenwirtschaft anmerken?

Das Warenwirtschaftssystem von asego.net ist vollumfänglich. Neben elektronisch einpflegbaren Preislisten der Hersteller als auch die Pflege und Verwaltung der Brillenfassungen, Gläser und Kontaktlinsen usw. ist in asego.net implementiert.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Rechnungsstellung an Kunden (privat)?
    • Krankenkassen-Abrechnung?
    • Anbindung an externe Abrechnungsdienstleister?
    • Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Weiteres zum Thema Abrechnung?

Kundenrechnungen, Kundenkostenvoranschläge, Egeko, MIP, Dakota.le
Ein integriertes Mahnwesen ist in asego.net nutzbar. Eine Datev Export-Schnittstelle und Datev online (mit DocFarm) ist enthalten.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminverwaltung?
    • Kalender, Terminbuchung & Erinnerungsfunktionen?
    • Online-Terminbuchung für Kunden?
    • Weiteres zum Thema Terminverwaltung?

Ein integrierter vollwertiger Kalender vereinfacht nicht nur die Gestaltung der Termine, sondern auch die interne Planung und Verteilung der Mitarbeiter. Unteranderem führt asego.net eine eigene Zeiterfassung und eine An- und Abwesenheitsplanung, welche die umfänglichste im Markt ist. Eine Onlineterminbuchung ist ebenfalls enthalten.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Mitarbeiterverwaltung?
    • Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle?
    • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung?
    • Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung?
    • Sonstiges zum Thema Mitarbeiterverwaltung?

Asego.net verfügt über eine umfassende Zeiterfassung sowie Einstellungsmöglichkeiten für Benutzer, um beispielsweise Urlaubstage selbst zu verwalten.

Ein Anwesenheits- und Abwesenheitsplaner sowie ein Schichtplan sind ebenfalls in asego.net enthalten

19. Inwiefern fungiert die Software auch als CRM (Kunden- & Kontaktmanagement)?
    • Übersicht über Kundendaten, Käufe, Messwerte?
    • Kundenkommunikation (z. B. Newsletter)?
    • Erinnerungsfunktionen (z. B. Brillen-Check nach 2 Jahren, Kontaktlinsenkontrolle)?
    • Dokumentation von Gesprächen & Kommunikation?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema CRM anmerken?

Man kann den Kunden aus asego.net heraus Newsletter per SMS oder E-Mail senden auch als Kampagnen, die einmalige angelegt für einen längeren Zeitraum Kunden mit News versorgt. Über die Kunden-App sind Newsletter Kampagnen nach selektierten Kunden möglich.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Optiker-spezifischen Funktionen?
    • Integration von E-Commerce (Online-Shop)?
    • Werkstatt-Anbindung?
    • Screening?
    • Weitere Optiker-spezifische Funktionen?

Werkstatt Anbindung über Auftragsverfolgungsmenüs bei Brillen und Kontaktlinsen.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Filialverwaltung / Mehr-Standorte?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Unterstützung bei Marketingaktivitäten?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen (Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme))?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

Es besteht die Möglichkeit, per Filial-Remoting auf andere Filialen des Unternehmens zuzugreifen. Eine integrierte Statistikfunktion unterstützt den Kunden dabei, eigene Auswertungen vorzunehmen.

Zudem bietet Asego.net eine MyDATEV-Schnittstelle, sofern DocFarm verwendet wird. Ansonsten kann man eine Export Datei erstellen.

Die Datenübergabe der steuerlich relevanten Daten (Kasse, Rechnungen) an den Steuerberater erfolgt über die standardisierte DATEV-Schnittstelle.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

22. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Bei Software as a Service wird ein monatlicher Beitrag fällig – auf Anfrage.

Bei on premises wird i.d.R. eine Lizenz gekauft und ein Wartungsvertrag abgeschlossen.

23. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

asego.net bietet einen E-Mail- als auch einen telefonischen Support an.

In vielen Menüs sind Videos und Dokumente enthalten.

24. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Wir bieten unseren Neukunden eine Testversion sowie umfangreiche Schulungsvideos und eine Neukundenschulung mit unseren Fachexperten an.

Für alle gängigen Softwares existieren umfangreiche Datenkonvertierungstools.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Unsere Künden sind sehr zufrieden mit asego.net. Besonders gelobt werden der schnelle und freundliche Support sowie die ansprechende und übersichtliche Darstellung der Daten. Viele schätzen, wie einfach und intuitiv die Software zu bedienen ist, selbst neue Mitarbeiter finden sich schnell zurecht. Dank regelmäßiger Updates bleibt asego.net immer aktuell und überzeugt durch Zuverlässigkeit und eine hohe Benutzerfreundlichkeit.

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

k.A.

27. Schlussplädoyer: Für welche Optiker (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

asego.net ist für alle Firmenvariationen gedacht, die eine Vollumfängliche innovative ERP-Software nutzen möchten, die mit der Zeit geht. Ob größerer Filialist oder Einzelunternehmen gleichermaßen geeignet.

Reine Optiker oder auch Mischbetriebe sind mit unserer Software perfekt versorgt.