Optik-Office als Optiker Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Optik-Office

Wir haben die BKG Informationstechnologie GmbH über ihre Optikersoftware Optik-Office ausgefragt.

Die Antworten der BKG Informationstechnologie GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für Optiker in 3 Sätzen.

Optik-Office lässt programmtechnisch und -inhaltlich keine Wünsche offen und zeichnet sich ferner durch seine sehr einfach zu handhabende und übersichtliche Windows-Oberfläche sowie die überaus günstigen Preiskonditionen aus. Optik-Office basiert auf einer sehr leistungsstarken lokal installierten SQL-Datenbank, ist deshalb selbst bei sehr großen Datenbeständen extrem schnell.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Optik-Office läuft stabil, ist langzeiterprobt, die Hotline ist unschlagbar, Optik-Office ist ideal für Optik- und Akustikmischbetriebe, da es für diese Betriebe Akustik-Office dazu gibt.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Keine Ahnung.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Es handelt sich prinzipiell um eine Installationssoftware, die aber auch problemlos auf Terminalservern (kundeneigenen bzw. dem BKG-eigenen) installiert werden kann, so dass im Bedarfsfall ein Zugriff von überall aus erfolgen kann.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Bei Serverinstallation und Remotezugriff sind alle Funktionen mobil nutzbar, die Frage ist, ob man unterwegs auch alles braucht. Kundenaufträge bzw. Termine nachzuschauen oder in den Statistiken zu stöbern, ist auch in der Standardoberfläche vom Handy aus überhaupt kein Problem. Eine eigene App gibt es daher nicht.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Natürlich können mehrere Nutzer parallel arbeiten, wir haben Netzwerke mit über 30 gleichzeitigen Anwendern. Ein und derselbe Kundenauftrag ist dann nicht gleichzeitig bearbeitbar, ansonsten gibt es keinerlei Einschränkungen.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

WIN 11 als Betriebssystem ist grundsätzlich Voraussetzung, natürlich läuft BKG auch unter älteren Windowsbetriebssystemen. Für den Remotezugriff sollte auf dem TS sinnvollerweise ein Serverbetriebssystem (wie z.B. Windows 2022/2025 Server) installiert sein. Auf MAC OS Endgeräten läuft Optik-Office problemlos unter Parallels.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Grundsätzlich läuft die ganze BKG-Anwendung offline.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates gibt es mehrfach (mindestens zwei bis dreimal) pro Jahr. Diese werden von unserer kompetenten Hotline in Windeseile auf Kundenzuruf manuell installiert. Unser regelmäßiger Newsletter kündigt die Updates immer an.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Ein Back-Up erfolgt standardisiert auf der Festplatte des Kundenservers, ggf. – wenn vorhanden – auf dessen externe Festplatte oder in dessen Cloud, auf Kundenwunsch auch noch zusätzlich zu uns. Alle Backups laufen automatisiert im Hintergrund, ohne dass sich der Kunde selbst drum kümmern muss.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

In BKG sind diverse Datenschutzformulare hinterlegt, die man seitens des Optikers vom Endkunden auch über ein sog. „SignPad“ direkt am PC unterschreiben lassen kann und dadurch das Dokument unterzeichnet im BKG – System abspeichert.

Die Daten des BKG-Anwenders sind in seiner lokalen Datenbank vor Einsichtnahme und Manipulation durch Dritte (EU-DSGVO!) geschützt.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Es gibt zahlreiche Schnittstellen zu Glaspreislisten und Glasbestellprogrammen im Prinzip aller gängigen Glashersteller, eine Schnittstelle zu Look4 für Kontaktlinsenkataloge, Schnittstellen zu Tracern, zu Videozentriersystemen, zu Autorefraktokeratometern, zu Keratographen, zu Videokameras, zu Werbesystemen (z.B. to.eyes, eyes and friends, hellomateo). Da sind der der Fantasie eigentlich keine Grenzen gesetzt. Vorteil ist zumeist die Vermeidung von Doppeleingaben sowie ein schnellerer und effektiverer Workflow im Laden bzw. effiziente und zielgerichtete Werbeansprache des vorhandenen Kundenbestands.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Optiker-Alltag

13.  Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Anamnese und Kundenaufnahme?
    • Wie können Kundendaten erfasst und gepflegt werden?
    • Unterstützung bei Durchführung & digitaler Dokumentation der Anamnese?
    • Weitere Besonderheiten in diesem Bereich?

Kundendaten können manuell erfasst oder über ein Chipkartenlesegerät von der Krankenversichertenkarte des Kunden gelesen werden.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Refraktion & Sehprofil-Erstellung?
    • Schnittstellen zu Messgeräten?
    • Dokumentation der Ergebnisse?
    • Automatische Ableitung von Empfehlungen für Beratung / Verkauf?
    • Weitere Funktionen im Bereich Refraktion / Sehprofil-Erstellung?

Sehprofil und Refraktionsprotokoll sind in Optik-Office enthalten. Daraus können auch mit wenigen Klicks neue Brillenaufträge erzeugt werden.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Thema Warenwirtschaft?
    • Preislisten, Warenbestände und Lieferantenanbindung?
    • Verwaltung von Brillenfassungen, Gläsern, Kontaktlinsen & Zubehör?
    • Integration von externen Kassensystemen oder Kassenlösung integriert in der Software?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Warenwirtschaft anmerken?

Fassungs- sowie Handelswarenverwaltung sind im Lieferumfang enthalten. Ebenso ein komfortabler Etikettendruck und die Integration einer eigenen TSE-Kasse. Glaspreislisten der Hersteller sind mit zwei Klicks rasend schnell downloadbar. Diese können kundenseits auch angepasst werden.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Rechnungsstellung an Kunden (privat)?
    • Krankenkassen-Abrechnung?
    • Anbindung an externe Abrechnungsdienstleister?
    • Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Weiteres zum Thema Abrechnung?

Rechnungsstellung an Kunden per Brief oder Email, Krankenkassenabrechnung in Optik und Akustik über Dakota, Erstellung elektronischer Kostenvoranschläge über Egeko, Mahnwesen integriert inkl. Offene Posten – Verwaltung

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminverwaltung?
    • Kalender, Terminbuchung & Erinnerungsfunktionen?
    • Online-Terminbuchung für Kunden?
    • Weiteres zum Thema Terminverwaltung?

Interner übersichtlicher Terminkalender mit automatischer Kundenverknüpfung integriert, inkl. Mitarbeiterverwaltung.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Mitarbeiterverwaltung?
    • Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle?
    • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung?
    • Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung?
    • Sonstiges zum Thema Mitarbeiterverwaltung?

Verwaltung von An- und Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter, keine Terminvergabe, wenn Mitarbeiter nicht im Haus ist

19. Inwiefern fungiert die Software auch als CRM (Kunden- & Kontaktmanagement)?
    • Übersicht über Kundendaten, Käufe, Messwerte?
    • Kundenkommunikation (z. B. Newsletter)?
    • Erinnerungsfunktionen (z. B. Brillen-Check nach 2 Jahren, Kontaktlinsenkontrolle)?
    • Dokumentation von Gesprächen & Kommunikation?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema CRM anmerken?

Umfangreiche Statistiken und Auswertemöglichkeiten im System enthalten, systemimmanente Kundenkommunikation über sms-Benachrichtigung.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Optiker-spezifischen Funktionen?
    • Integration von E-Commerce (Online-Shop)?
    • Werkstatt-Anbindung?
    • Screening?
    • Weitere Optiker-spezifische Funktionen?

k.A.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Filialverwaltung / Mehr-Standorte?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Unterstützung bei Marketingaktivitäten?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen (Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme))?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

Filialverwaltung auf Kundenwunsch installierbar, d.h. Erfassung aller Filialen in einer Datenbank oder Just-in-time-Replikation des Datenbestandes mehrerer Datenbanken. Es besteht die Möglichkeit, Kunden und Aufträge anderer Filialen als der eigenen entweder lediglich anzuzeigen oder ggf. eben auch zu verändern. Die Fassungs- und Handelswarenübersicht erfolgt über alle Filialen mit komfortabler Umbuchungsmöglichkeit zwischen den Filialen.

Die Datenübergabe der steuerlich relevanten Daten (Kasse, Rechnungen) an den Steuerberater erfolgt über die standardisierte DATEV-Schnittstelle.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

22. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Kosten gestaffelt je nach Funktionsumfang, Rechneranzahl in einer Filiale und ggf. Filialanzahl, Kauf, Mietkauf und reine Miete möglich, Wartung und Support enthalten, Einstieg bereits ab 59,– € mtl. möglich.

23. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Inhouse Support per Email, Telefon und TeamViewer-Aufschaltung beim Kunden. Wenn überhaupt nur minimale Wartezeiten.

24. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Selbstverständlich gibt es eine Demoversion (mit Einschränkungen im Funktionsumfang sowie einer Kundenbegrenzung auf max. 20). Daten aus anderen Softwaresystemen können in der Regel konvertiert werden. Dies ist jedoch ein aufwendiger Prozess und kann nicht über eine einfach Importfunktion abgefangen werden.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

„Seit 2005 sind die mehr als 200 Mitarbeiter unserer mittlerweile 35 Optik- und Akustikfachgeschäfte Anwender der Software Optik- und Akustik-Office der Firma BKG Infotech. Die Firma ist kein großes Unternehmen, gerade das ist aber ihre Stärke! Individuelle Wünsche werden schnell und unkompliziert umgesetzt. Schwierige Lösungen wie der reibungslose Abgleich der Kunden- und Auftragsdaten aller Läden sowie ein Zentrallager, auf das alle Geschäfte just-in-time zugreifen, laufen seit Jahren reibungslos und stabil.“

Günter Jonen
Jonen Augenoptik und Hörakustik in Bonn, Aachen und Umgebung

„Wir sind von Optik- und Akustik-Office, den ständigen Erweiterungen, den innovativen Lösungen sowie der immer konstruktiven Zusammenarbeit mit der Firma BKG Info Tech von Anfang an begeistert. Auch von außen, z.B. durch die Krankenkassen, vorgegebene Anforderungen werden immer rasch und effizient umgesetzt. Durch den Einsatz der Software können bei uns im Betrieb die allermeisten Routineaufgaben zeitsparend und optimiert durchgeführt werden. Dies steigert letztendlich nicht nur unseren Ertrag, sondern fördert ebenso einen konsequenten Auftritt unseres Betriebes gegenüber unseren Kunden. Mit Akustik und Optik-Office hat man einfach alles unter einem Dach.“

Frithjof Fuhlendorf
Fuhlendorf Optik und Akustik, Itzehoe

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Wir haben Anwenderzahlen im mittleren dreistelligen Bereich und sind daher eher ein mittelgroßes System. Des Weiteren sind wir unabhängig von jeglichen Finanzinvestoren im Markt.

27. Schlussplädoyer: Für welche Optiker (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Optik-Office ist für alle Kundengrößen geeignet: vom winzigen Einmannbetrieb mit einem Laptop nur zur Kunden- und Auftragseingabe bis zum komplett vernetzten Filialbetrieb mit 50 angeschlossenen Filialen. Insbesondere haben wir viele Anwender, die ganz große Optik-Akustik-Mischbetriebe sind (mit bis zu 30 Rechnern im Netzwerk) und auch viele Anwender mit oft zwei bis drei vernetzten Filialen.